Kommunikation – ein zweischneidiges Schwert

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Teil 5 aus dem Zyklus: „Wirksam Führen wie ein Samurai“

Kommunikation - ein zweischneidiges Schwert

Zum Einstieg möchte ich Ihnen eine kurze Geschichte erzählen, Sie auf eine persönliche Reise einladen.

Das widerspricht jedoch deutlich der aktuellen Kommunikationskultur, nämlich Business-Mails nicht länger als acht Zeilen lang zu formulieren, und die von 12 auf 8 Sekunden gesunkene Aufmerksamkeitsschwelle nicht herauszufordern.

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  • Was macht das jetzt mit Ihnen?

  • Wie kommunizieren Sie?

  • Wie sehe ich das …

 

Es war einmal …

Zu Hause fing es an. Dort habe ich meine ersten Worte gelernt. Ich habe täglich geübt, meine Bedürfnisse und Einsichten von der Welt zu verbalisieren. Ich habe mit allem kommuniziert – mit Steinen, mit Pflanzen, mit Tieren, mit Freunden, mit meiner Familie, mit Fremden, … mit mir selbst.

Als Kind habe ich mich in kommunikative Abenteuer gestürzt und dabei Zeit und Raum, Mögliches und Unmögliches im kommunikativen Austausch vergessen. Im Zusammenwirken von meiner Familie und meinem Umfeld habe ich meine Kommunikationsfähigkeit entwickelt, trainiert und sozialisiert. Dies setzte sich dann in der Schule, im Studium und in den jeweiligen beruflichen Stationen fort.

Ich übte mich im Schreiben von Briefen, noch mit Papier und Tinte und diese so abzufassen, als ob der Empfänger ihn später öffentlich an die Wand hängen würde. Selbst einzeilige Briefe wurden mit höchster Sorgfalt, wohlüberlegt formuliert.

In der Schule lernte ich zu diskutieren und disputieren. Ich entwickelte einen konstruktiven Umgang mit unterschiedlichen Meinungen und Ansichten, um zu einem gegenseitigen Verständnis differierender Sichtweisen zu gelangen.

Im Studium lernte ich das Hinterfragen und Infrage stellen von Informationen und Meinungen. Ich lernte die Beurteilung der Quelle und die Suche von Informationen mit einer anderen Perspektive.

Ich lernte die Etikette und später die Netiquette der Kommunikation, was auch die Vertraulichkeit der Informationen beinhaltet. Vorsicht und gegenseitige Rücksichtnahme gibt es nicht nur im Straßenverkehr.

 

Kommunikation heute

Und auch heute übe und trainiere ich regelmäßig die Kunst der Kommunikation und die mit der Kommunikation in Bezug stehenden Einsichten und Wirkungsweisen. Kommunikationstraining ist weit mehr als das perfekte Aneinanderreihen von Worten. Kommunikation bedeutet nach meinem Verständnis, empathisch, mitfühlend und gleichzeitig rational und verantwortungsbewusst mit einem Menschen in Verbindung zu treten, ohne sich selbst und die eigenen Gefühle aus den Augen zu verlieren. 

Genau dieser Punkt, die in der Kommunikation aufkommenden Gefühle nicht aus den Augen zu verlieren, sprich egoistisch, egozentrisch oder minderwertig geblendet zu kommunizieren, wird gerne ausgeklammert. Früher war das selbstverständlich auch ein Thema, aber durch die langsameren kommunikativen Techniken war doch etwas mehr Raum zum Durchatmen und Reflektieren. Die Chance in sich selbst zu bemerken, dass man durch ein Gespräch getriggert wird und möglicherweise dann zu rasch Worte und Entscheidungen in den Mund nimmt, die man später bereut, war höher als heute.

WhatsApp, Twitter, Facebook und Co. verlocken schnell, ohne Luft zu holen und emotional abzukühlen, mit kurzen Statements um sich zu schmeißen. Gleichzeitig, durch die Begrenzung von verbalen Zeichen, können Einsichten, die sich meist erst durch längere Gespräche entwickeln, durch die Textverkürzungen nicht so leicht bewusst werden. Das fatale daran ist, dass wir oft gar nicht bemerken, dass unsere Kommunikation, und in Folge unser Entscheidungsverhalten, emotional gesteuert ist. So wiegen wir uns gerne in der Vorstellung, wir argumentieren und kommunizieren rational und weitsichtig. Wir wiegen uns in der Sicherheit, dass wir für unser rationales Entscheiden keine langen Erklärungen und Einsichten benötigen.

Darüber hinaus findet viel Kommunikation nicht mehr vertraulich statt. Auch ein Aspekt, der durch die neuen Kommunkiationsmedien nicht bedacht wird. Dazu gleich eine weitere Anekdote von mir:

 

Während ich diese Zeilen schreibe, befinde ich mich auf der Heimfahrt im ICE – 1. Klasse. Das Großraumabteil teile ich mit vielen anderen Menschen, scheinbar auch ganz wichtigen. Denn sie haben ganz wichtige Telefonate zu führen, natürlich mit vertraulichem Inhalten. Sie verlesen E-Mails, treffen Entscheidungen und reagieren brüskiert, wenn ich sie auf die Verletzung der Vertraulichkeit hinweise.

 

Wo bleibt die Kultur in der Kommunikation

Kommunikation ist ein über Jahrtausende hinweg wachsendes Kulturgut der Menschen. Das impliziert, dass Kommunikation auf die von der jeweiligen Kultur festgelegten Werte beruht. Darüber hinaus, haben die Menschen das kommunikative Verhalten und Wirken von Menschen noch eingehender zu ergründen und zu verbessern gesucht. Kommunikation wird in speziellen Studiengängen und Fächer übergreifend an den Universitäten gelehrt. Umso mehr wundert es mich, dass Führungskräfte, die meist ein Studium absolviert haben, leider immer wieder ein unprofessionelles oder unethisches, manipulatives Kommunikationsverhalten an den Tag legen.

Ich möchte jetzt niemanden zu Nahe treten, auch ich habe meine kommunikativen Fehltritte. Das gibt mir jedoch jedes mal zu denken, und ich frage mich:

  • Was treibt uns aktuell dazu an, in Meetings, im Netz, auf der Bahn, … gedankenlos, respektlos, stillos zu kommunizieren?

  • Was führt uns zur Überzeugung, dass wir unsere Kommunikation auf wenige Zeichen reduzieren können, um darauf aufbauend tragfähige Entscheidungen zu treffen?

  • Und wenn wir Kommunikation kultivieren, was treibt uns dann an, dieses Wissen auszunutzen, Werte zu verletzen, zu manipulieren anstatt verantwortungsbewusst zu kommunizieren und Entscheidungen zu treffen? 

In unserer heutigen Zeit, wo die Geschwindigkeit der Veränderungsprozesse ständig zunimmt und der Stresspegel bei vielen Menschen steigt, besteht auch die Dringlichkeit, neben der Stressbewältigung unser Kommunikationsverhalten und unsere Kommunikationskompetenz zu hinterfragen. Stress, Zeitdruck und Kommunikation gehen Hand in Hand, bedingen einander.

Bei Gunter Dueck habe ich kürzlich gelesen:

  • dass Business-Mails nicht länger als 8 Zeilen sein sollten. Mehr liest ein Manager nicht, der sich als Entscheider versteht.

  • dass wichtige Menschen grundsätzlich ein „Executive Summary“ verlangen und

  • dass sich unsere Aufmerksamkeitsschwelle von 12 auf 8 Sekunden reduziert hat.

Was hat das für Folgen für das gegenseitige Verständnis und respektvolle Miteinander? Wie steht es um die Qualität der Entscheidungen, wenn diese auf der Grundlage einer unzureichenden Faktenkenntnis getroffen werden? Wo bleibt da noch Zeit zum Denken?

 

Kommunikation – ein zweischneidiges Schwert

Eines ist gewiss in der Kommunikation und im kommunikativen Wirken: Wir kommunizieren immer, sei es mit Worten, mit Blicken, mit unserer Mimik, unserem gesamten Körper. Das Leben besteht aus Kommunikation, unentwegt, an jedem Ort, in jeder Situation, mit wenig Zeit, mit viel Zeit, und wenn es bloß die Kommunikation der eigenen Gedanken ist. Wenn wir kurz innehalten, dann merken wir, dass in unserem Kopf unentwegt Kommunikation stattfindet. Und dabei wirken zwei Aspekte, die zwei Seiten der kommunikativen Klinge:

  1. rationale Argumente

  2. emotionale Befindlichkeiten

Diese zwei Seiten gehören zusammen, wirken als Ganzes. Ist mir das nicht in der gesamten Tragweite bewusst, dann ist mir auch nicht bewusst, wie ich dieses zweischneidige Schwert in der Kommunikation führen muss, um ein entsprechendes Ziel zu verfolgen, unethisches, manipulatives Verhalten zu zügeln und verantwortungsbewusste Entscheidungen zu treffen. Mit dieser Einsicht, insbesondere dem Wirken der Emotionen auf das kommunikative Verhalten, haben sich bereits die Samurai auseinandergesetzt, um auf dem Schlachtfeld (Kommunikation mit Waffen) mutig und überzeugend, aber nicht kopflos den Kampf zu führen. 

Jetzt werden Sie vielleicht das Gefühl haben, dass Sie immer das Gleiche bei mir lesen. In all meinen Beiträgen weise ich auf die in der Wirtschaft so gerne ausgeblendete Leiblichkeit bzw. Emotionalität hin, mit dem Aufruf nach mehr Reflexion und Selbsterkenntnis. Das mag Sie vielleicht schon langweilen, aber ich bin davon überzeugt, ein Teil von Ihnen findet es nicht langatmig sondern möglicherweise sogar spannend. Wagen Sie es, über den Business-Tellerrand zu blicken, und Ihr Führungsverhalten aus einem anderen Blickwinkel heraus zu betrachten.

Die Fähigkeit, verantwortungsbewusst zu kommunizieren, ist von großer Bedeutung für alle Führungskräfte. Kommunikation ist der Kern der Führungsarbeit und sollte entsprechend kultiviert werden. Es gibt keine Umstände, die eine Weiterentwicklung hemmen könnten. Dieses kommunikative Argument wird von der emotionalen Seite entsprechend gefördert, denn die Emotionen in Ihnen wissen, dass ein Kultivieren der Kommunikation heißt, die eigenen Unzulänglichkeiten und Schatten kennenzulernen.

 

Re-Kultivierung der Kommunikation

Das heißt ganz konkret, heute in einer digitalisierten Kommunikationswelt:

  • Gut vorbereitet zu sein, sprich sich mit den Inhalten z.B. für Meetings entsprechend auseinanderzusetzen, die Lage rational und emotional beurteilen, und die komplexen Sachverhalte in ihrer weitreichenden Wirkung rational und emotional verstehen.

  • Digital kompetent sein, sprich mit den digitalen Medien und Social Media Plattformen bewusst und achtsam umgehen, die Vor- und Nachteile der digitalen Welt und digitalen Kommunikationsformen verstehen. Darüber hinaus, die analoge Art zu kommunizieren nicht ganz außer Acht zu lassen, und diese weiterhin als Führungswerkzeug verantwortungsvoll einzusetzen.

  • Sich der Wahl der Worte bewusst sein, sprich die Konsequenzen und die Tragweite der gesetzten Worte gedanklich und emotional prüfen. Sind die Worte der Situation und der Person angemessen? Welche möglichen Reaktionen lösen meine Worte bei meinem Gegenüber aus? Suche ich den Dialog, oder gebe ich nur Anweisungen? Kommuniziere ich mit meinem Gegenüber auf Augenhöhe?

  • In der Kommunikation präsent sein, immer wieder sich selbst auffordern und prüfen, ob man in Meetings, Telefonaten, etc. wirklich präsent ist und zuhört? Oder springen die Gedanken zu anderen Problemen, oder zu gerade eintreffender Mails auf dem Smartphone oder Tablet?   

  • Präsenz und Embodiment gemeinsam wirken lassen. Die geistige Präsenz und die Emotionen haben einen Einfluss auf den Körper, welcher unbestreitbar bei jeder Kommunikation anwesend ist. Ist Ihnen bewusst, mit welcher Körperhaltung und Körperspannung Sie z.B. in Ihrem Meeting kommunizieren? Der Körper ist in der Kommunikation bedeutungsvoll, denn für einen erfolgreichen Disput braucht es nicht nur eine geistige, sondern auch eine leibhaftige Flexibilität.

  • Selbst-Kenntnis üben. Selbst-Kenntnis ist der Grundstein einer präsenten Haltung in der Kommunikation, der Prüfstein für das verantwortungsbewusste Wählen von Worten und ein wesentlicher Aspekt z.B. Meetings gut vorbereitet durchzuführen. Erkennen die Mitarbeiter, ob man mit Sorgfalt und Achtsamkeit Entscheidungen trifft? Die Mitarbeiter dürfen nicht in die Situation kommen, überlegen zu müssen: „Was will meine Führungskraft überhaupt? Gilt seine Anweisung von letzter Woche noch?“

  • Bauch-Gefühle mit Selbst-Kenntnis wahrnehmen und annehmen. Egal ob in Meetings, Telefonaten etc., es ist dienlich sich der aufkommenden Gefühle bewusst sein. Wenn man z.B. bei einer Person oder einer Entscheidung am Anfang ein ungutes Gefühl hat, sollte man achtsam und wach sein und sich fragen, was dahinter stecken könnte. Die Gefühle zu verdrängen kann unter Umständen fatale Folgen für das Ergebnis der Kommunikation haben.

  • Courage zeigen und in der Kommunikation unangenehme Aspekte ansprechen. Wenn man den Dingen ihren Lauf lässt, ist es später oft schwierig, den einmal eingeschlagenen Weg wieder zu korrigieren. Dies bedeutet oft einen erheblichen Mehraufwand, einen Gesichtsverlust und kann zu Missmut führen. Couragiert zu kommunizieren braucht jedoch einen kultivierten Kommunikationsstil, sprich man muss in der Kommunikation präsent sein, den Verlauf der Kommunikation präzise erfasst haben, der eigenen aufkommenden Gefühle bewusst sein und angemessen, weder eingefroren noch emotional aufgeheizt reagieren. 

 

Was denken Sie jetzt?

  • Sind Sie noch präsent bzw. versuchen Sie präsent zu sein?

  • Oder denken Sie, dass in der heutigen Zeit ein solch kommunikativer Aufwand keinen Platz mehr hat?

Mit dieser Sichtweise haben Sie sogar Recht.

  • Doch genügt es einfach zu sagen, dass es keinen Raum mehr für eine kultivierte Kommunikation gibt?

  • Wohin führt uns eine solche Einstellung?

Ich kann nur sagen, dass wir neue Räume schaffen können, um das Kommunikationsverhalten etwas mehr zu kultivierten, respektvoller und verantwortungsbewusster miteinander zu kommunizieren. Zum einen gilt es das eigene Kommunikationsverhalten zu reflektieren, zum anderen kann ich als Führungskraft daran arbeiten, die Kommunikationsstrukturen so zu verändern, dass eine tragfähige Kommunikation gewährleistet ist. 

 

Kultivierung durch Veränderung der Kommunikationsstrukturen

Darunter verstehe ich konkret das Analysieren der systemischen Aspekte im Kommunikationsverhalten und in Folge das Ändern der Kommunikationsstrukturen. Das ist der zweite Aspekt, um das kommunikative Verhalten und die darauf beruhenden Entscheidungen nicht aus dem Ruder laufen zu lassen. In der heutigen digitalen Zeit ist das, neben der persönlichen Auseinandersetzung mit dem eigenen kommunikativen Verhalten, ebenfalls eine notwendige Maßnahme, um eine erfolgsversprechende und verantwortungsbewusste Kommunikation auch in Zukunft sicherstellen zu können. Warum:

  • Die Informationsflut und die ständig zunehmende Geschwindigkeit und Komplexität der Prozesse zeigt Unternehmen mit traditionellen Strukturen, dass diese sehr bald an ihre Grenzen kommen werden oder schon gekommen sind. Ihr Kommunikationsverhalten ist nicht mehr zeitgemäß.

  • In einer klassischen Struktur mit Top-Down-Prozessen kommen beim Entscheider die relevanten Informationen zu spät und zu stark selektiert an, was oft zu verspäteten und/ oder unzweckmäßigen Entscheidungen führt. In der umgekehrten Richtung erreichen die Entscheidungen die ausführenden Ebenen ebenfalls zu spät.

  • Um flexibel, anpassungsfähig und schnell handeln zu können, sind Organisationen in der Zukunft gezwungen, ihr eigenes Selbstverständnis und kommunikatives Verhalten in Frage zu stellen. Das braucht als Führungskraft Selbst-Kenntnis und Courage, die eigenen Machtansprüche neu zu definieren. Es ist notwendig, alle MitarbeiterInnen untereinander zu vernetzen, so dass diese direkt und unmittelbar Informationen austauschen können.

  • Das Vernetzen reicht aber nicht, um eine wertschöpfende Kommunikation im Unternehmen zu ermöglichen. Es ist dringend erforderlich, dass die Führungskräfte die Kommunikation achtsam digital und analog zu moderieren verstehen, und die Entscheidungskompetenz nach unten delegieren, dorthin wo der Überblick über die Sachlage vorhanden ist.

  • Die MitarbeiterInnen müssen wissen, welche Rolle sie jetzt im Unternehmen spielen, und welche Rädchen sie an welcher Stelle treiben. Als Führungskraft muss ich diese ermutigen, dass sie jetzt Entscheidungen treffen dürfen und sollen.

  • Als Führungskraft sollte ich darauf achten, dass die MitarbeiterInnen nicht überfordert und für mögliche Fehler zur Verantwortung gezogen werden, sondern ich sollte eine positive Fehlerkultur ermöglichen. 

 

Mit diesem Beitrag fordere ich Sie erneut auf, all das, für was normalerweise im Businessalltag oft nur noch wenig Raum besteht, kritisch zu beleuchten:

  • sich Zeit nehmen

  • sich selbst wahrnehmen

  • sich selbst, die eigene Kompetenz, die Ziele und kommunikativen Verhaltensweisen kritisch zu hinterfragen 

 

Ihr Günther Wagner

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